Auf den ersten Blick ist ein Cockpit, bspw. die TOPSICHT in kontool, einfach nur ein buntes Bildchen mit ein paar Grafiken und Kennzahlen. Warum ist aber ein Cockpit wichtig?

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten sein Unternehmen zu steuern, entweder nach Bauchgefühl oder informationsgestützt auf den verfügbaren Daten des Unternehmens. Ein Cockpit bietet Geschäftsführern dabei einen schnellen Überblick über alle (finanzwirtschaftlichen) Daten. Dabei werden wichtige Informationen, wie bspw. das aktuelle Monatsergebnis, visualisiert und angezeigt, wobei es wichtig ist, dass nicht nur Istdaten dargestellt werden, sondern auch Plandaten und natürlich die jeweilige Abweichung. Die Wichtigkeit von Kennzahlen liegt dabei auch immer im Auge des Betrachters – so sollte ein Cockpit so flexibel ausgestaltet werden können, dass die persönlichen „Lieblingskennzahlen“ auch dargestellt werden können.

Doch wo kommen denn die Kennzahlen her? Wie werden die ermittelt? Die Berechnungen geschehen meistens „im Hintergrund“. Dieser „Hintergrund“ ist die Business Intelligence oder kurz BI. Unter dem Begriff BI wurden früher Insellösungen zusammengefasst, die einzelne Spezialfragestellungen beantwortet haben. Mittlerweile ist die BI aus den Unternehmen nicht mehr weg zu denken und ist zu einem, wenn nicht sogar dem wichtigsten, Baustein für die Unternehmenssteuerung geworden!

BI führt die verschiedenen Quellsysteme zusammen und vereinheitlicht die Daten zu einer gemeinsamen Auswertungsebene, stellt die Vergleichbarkeit der Daten her und bildet sogenannte Dimensionen und Fakten. Diesen Prozess kann man im Großen und Ganzen als ETL bezeichnen. ETL  bedeutet dabei Extraktion, Transformation und Laden der Daten.

Neben dieser Istdaten-Betrachtung ist genauso wichtig die Zukunft zu betrachten. Dieses erfolgt mit Hilfe einer Planung, also der prognostizierten Zukunft. Die Planung erfolgt normalerweise auf einem aggregierteren Eben als die Istdaten, also nicht auf Buchungsebene sondern eher auf Konten-, besser auf Positionsebene. Auch hier ergeben sich Kennzahlen, die auf bestehenden Maßnahmen fußen.

Aufbauend auf diesen Datenbestand erfolgt anschließend die Visualisierung der Unternehmensdaten – und hier schließt sich wieder der Kreis zu dem Cockpit.

Im Wesentlichen sollten dann vier Arten von Kennzahlen dargestellt werden:

• Kennzahlen, die den Ist aktuellen Wert darstellen.
• Kennzahlen, die das Planziel darstellen.
• Kennzahlen, die einen bestimmten Wert, Soll-Zustand, unter den aktuell gegebenen Umständen aufzeigen (bspw. Sollkosten = Plankostensätze * Istbeschäftigung).
• Kennzahlen die eine Wertung

Abschließend lässt sich sagen, dass Cockpits für die aggregierte Darstellung der Unternehmensdaten zuständig sind. Sie sollen eine fundierte Entscheidungsgrundlage anstatt einer Bauchentscheidung bilden. Die Business Intelligence ist dabei Mittel zum Zweck.