KONTOOL

Unternehmersteuerung. Einfach und verständlich. kontool gibt den Durchblick.

kontool testen

KONTOOL

Kontool lässt sich einfach mit Ihrem Buchhaltungssystem verbinden.

kontool testen

FAQ:

1. Wie spiele ich meine Daten in kontool ein?
Testen Sie doch zunächst einmal was kontool alles bietet:

1. Klicken Sie auf „kontool testen“ auf der Webseite https://www.mykontool.de
2. Registrieren Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse
3. Probieren Sie nun alle Funktionen von kontool anhand der Beispieldaten 14 Tage lang aus.

Sind Sie Unternehmer und wollen kontool für Ihr Geschäft nutzen?

In Anhängigkeit von Ihrem Buchhaltungssystem gibt es verschiedene Möglichkeiten die Daten nach kontool zu laden : Datev (manuelles Einspielen)
  • Hat Ihr Steuerberater DATEV als Buchungssystem (einfach nachfragen), bitten Sie Ihn Ihre Daten in Form einer „Summen- und Saldenliste“ zu exportieren. Wie das funktioniert ist hier detailliert beschrieben
  • Haben Sie die Datei von Ihrem Steuerberater bekommen, klicken Sie in kontool auf den Menüpunkt „Daten einspielen“
  • Wählen Sie „Datev (manuell)“ aus und folgen Sie den Anweisungen

Datev (automatisches Einspielen)

  • Hat Ihr Steuerberater DATEV als Buchungssystem (einfach nachfragen), kann das Einspielen der Daten auch automatisiert werden.
  • Bitten Sie dazu Ihren Steuerberater sich mit uns in Verbindung zu setzen. Wir vereinbaren dann mit Ihrem Steuerberater einen Termin zur Installation unserer Exportkomponente auf dem Datev Server.


Andere Buchhaltungssysteme
Hat Ihr Steuerberater andere Buchhaltungssysteme im Einsatz, kann das manuelle Einspielen genutzt werden.

  • Exportieren Sie die Summen- und Saldenliste aus Ihrem Buchhaltungssystem.
  • Bringen Sie die Summen- und Salden in unser kontool – Format. Eine Beispieldatei können Sie hier
  • klicken Sie in kontool auf den Menüpunkt „Daten einspielen“
  • Wählen Sie „Datev manuell“ als System aus und folgen Sie den Anweisungen
  • Schreiben Sie bitte eine kurze E-Mail an zentrale@kontool.de und teilen Sie uns mit, welches Buchhaltungssystem Ihr Steuerberater anwendet. Wir entwickeln laufend neue Schnittstellen und können Ihnen sagen wann Ihr Buchhaltungssystem realisiert sein wird.


Wir arbeiten laufend daran weitere Systeme zu integrieren. Aktuell arbeiten wir an einer Anbindung von Lexoffice.

Sind Sie Steuerberater und wollen kontool Ihren Mandanten zur Verfügung stellen?

Damit Sie kontool nutzen können, muss eine Schnittstelle zwischen Ihrem Buchhaltungssystem und kontool eingerichtet werden. Sie erhalten damit einen Zugriff auf eine Verwaltungsoberfläche wo Sie Ihre Mandanten freischalten können.

Die Schnittstelle wird durch kontool – Mitarbeiter installiert und eingerichtet.

Sprechen Sie uns einfach an: Tel +49 (0) 30 75548 139 oder per E-Mail zentrale@kontool.de und wir setzen uns schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung.

Nach Einrichtung der Schnittstelle können Sie kontool 14 Tage lang testen.

Für folgende Buchhaltungssysteme sind bereits Schnittstellen vorhanden: DATEV, Agenda. Diese Buchhaltungssysteme werden bald verfügbar sein: Simba und Addison
2.Ich nutze eine andere Buchhaltungssoftware (z.B. Addison, Debitoor, Datac usw.) – kann ich meine Daten trotzdem in kontool einspielen?
Ja! Schicken Sie uns einfach ein Muster der Summen-/Saldenliste (SuSa) Ihrer Buchhaltungssoftware an zentrale@kontool.de Wir prüfen schnellstmöglich Ihre Buchhaltungssoftware mit in die Liste der bereits angebunden Softwarelösungen aufzunehmen. Aktuell können Sie Ihre Unternehmensdaten automatisiert aus diversen Buchhaltungssystemen automatisiert für kontool anbinden (https://www.kontool.de/unternehmer/#preise).
Haben Sie ein anderes Buchhaltungssystem und möchten Sie eine automatisierte Schnittstelle, kontaktieren Sie uns einfach unter Tel +49 (0) 30 75548 139 oder per E-Mail zentrale@kontool.de
3. Was ist eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und wie liest man sie?
Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) basiert auf den laufenden Daten der Finanzbuchhaltung (FIBU). Im Gegensatz zur Bilanz, die meist erst mit einigen Monaten Zeitverzögerung erstellt wird, kann die BWA die Zahlen zur aktuellen Lage des Unternehmens liefern. So erkennen Sie die Ertrags- und Vermögenslage sowie die aktuelle Liquidität Ihres Betriebs. Es gibt jedoch nicht die BWA als einen fest definierten Standard. Vielmehr gibt es verschiedene Formen, welche Informationen in eine BWA einfließen. Am häufigsten wird die BWA als „kurzfristige Erfolgsrechnung“ (KER) verwendet. Exemplarisch erfolgt diese Auswertung aus DATEV:

Mit ein bißchen Zeitaufwand sollten allen wichtigen Positionen der KER zu finden sein. Sobald man sie sich jeden Monat ansieht, findet man auch schnell alle Zahlen. Auf ein bis zwei Besonderheiten ist jedoch hinzuweisen. Zum einen werden alle Ertrags- und Erlöspositionen wie auch alle Aufwands- und Kostenpositionen generell positiv dargestellt – außer sie sind negativ. Konkret heißt das, ein Umsatz kann bspw. durch eine sehr große Gutschrift negativ werden. Ebenso kann durch eine größere Korrekturbuchung ein Aufwand negativ werden. Ein negativer Aufwand hat den gleichen Effekt wie ein positiver Ertrag. Er erhöht das Ergebnis.

Um sich einen ersten Überlick über die KER zu verschaffen reicht der Blick ganz nach oben und ganz nach unten (grün). Oben stehen die „Umsatzerlöse“, kurz „Umsatz“, und unten das „vorläufige Ergebnis“ (Gewinn). Dazwischen befinden sich überwiegend Kosten (rot) und in der vorletzten Zeile die Steuern (gelb). Wichtig sind hierbei gerade die größeren Positionen im Blick zu behalten. Hierfür hilft eine Zahlenreihe: Also alle Monate nebeneinander abgebildet. Leider sieht man das nicht in dieser Auswertung, weshalb man sich mehrere Auswertungen ansehen müsste oder Sie fragen einfach Ihren Steuerberater, ob er Ihnen eine Auswertung mit einer Zeitreihe zusenden kann.

In dieser Auswertung sind die Spalten des aktuellen Monats (erste Spalte) und des kumulierten Monatsergebnisses (Januar bis aktueller Monat) besonders wichtig. Man sieht zum einen wie der aktuelle Monat war und welchen Anteil dieser am bisherigen Jahresergebnis ausmacht. Die Abweichungsspalten in Prozent sind für weitere Analysen ggf. interessant. Für den ersten Überblick muss man sich diese Spalten jedoch nicht zwingend ansehen.

Weitere Informationen zur Bertriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) und nützliche Tipps & Tricks für junge Unternehmer, Gründer und Selbstständige finden Sie in unserem Blog!
4. Welche Informationen benötigt mein DATEV Steuerberater damit ich meine Daten in kontool einspielen kann?
Es besteht die Möglichkeit, Monatsabschlüsse als Summen und Salden, kurz SuSa, in kontool einzuspielen. Diese sogenannten SuSa-Dateien können von einem DATEV Steuerberater einfach und schnell mit der Beschreibung unten erstellt werden.

Dieser Artikel wendet sich daher direkt an DATEV Steuerberater, die ihren Mandanten ein gesamtes Wirtschaftsjahr komfortabel in einer einzigen SuSa-Datei in unter zehn Minuten zur Verfügung stellen wollen.

Voraussetzung dafür ist eine Installation von DATEV Arbeitsplatz Pro mit Rechnungswesen – hierüber kann dann mit einem speziellen kontool SuSa-Format eine Datei erzeugt werden, die ein Mandant direkt in kontool einspielen kann.

Einmalige Vorbereitung:
Bitte laden Sie das kontool SuSa-Format unter folgendem Link herunter: kontool SuSa-Format herunterladen (bitte Rechts-Klick "Speichern unter")

Anmerkung: Dieses Format wurde mit DATEV Arbeitsplatz erstellt und ist im Grunde eine einfache Textdatei.
Schritte zur SuSa-Datei für Ihren Mandanten (weiter unten auch als Bildzusammenfassung):
  • Starten Sie DATEV Arbeitsplatz Pro und öffnen Ihren Mandanten im Rechnungswesen.
  • Wählen Sie das gewünschte Wirtschaftsjahr.
  • Klicken Sie im Menü links oben auf „Bestand“ -> „Exportieren“ -> „ASCII-Daten“.
  • Klicken Sie im neuen Fenster rechter Hand auf „Formatverwaltung“ -> „Format einspielen“ und wählen die in der Vorbereitung oben heruntergeladene kontool-SuSa-Format Datei aus. * Siehe Anmerkung
  • Wählen Sie nun in der „Formatauswahl“ unter „Summen und Salden“ das neue Format „kontool Summen und Salden“ aus.
  • Legen Sie bitte den Speicherort (Zieldatenpfad/Dateiname) für die neue SuSa-Datei (z.B. „Mandant_2015.csv“) fest, als Kontenumfang 1 bis 9999 (ohne Debi-/Kreditoren) und einen Haken bei „Laufende Buchungen“ und „Abschlussbuchungen“.
  • Klicken Sie rechts unten auf „Exportieren“ -> „Exportieren“.
  • Fertig! :-)
  • Senden Sie die erzeugte SuSa-Datei Ihrem Mandanten.


* Anmerkung: Schritt vier ist nur einmalig notwendig – wenn Ihr Mandant wieder seine aktuellen Zahlen braucht, können Sie diesen überspringen und direkt mit Schritt fünf fortfahre
5. Wie füge ich kontool auf meinem Smartphone als App hinzu?
In Chrome: kontool

In Safari: kontool
6. Drucken in kontool? Kein Problem!
Viele Nutzer von kontool fragten oft, warum in kontool kein Drucken möglich ist. Gerade für Bankengespräche ist dieses oftmals ein guter Weg seine Unternehmensdaten, auch offline, zu präsentieren. Das Drucken ist ohne Weiteres möglich und dazu auch noch einfach. Die folgenden Schritte sollen dieses zeigen: Dieser Artikel wendet sich daher direkt an DATEV Steuerberater, die ihren Mandanten ein gesamtes Wirtschaftsjahr komfortabel in einer einzigen SuSa-Datei in unter zehn Minuten zur Verfügung stellen wollen.

1. Auswahl

Öffnen Sie die entsprechende Ansicht in Ihrem Browserfenster. Sie wählen in unserem Beispiel die „Buchungssicht“, dann in den „Berichten“ den Bericht „BWA – Betriebswirtschaftliche Auswertung“. Bitte klappen Sie den Bericht soweit auf, wie Sie möchten. kontool passt den Druck automatisch auf die entsprechende Seitenanzahl an.

2. Drucken

Wählen Sie im Browserfenster (hier exemplarisch Google Chrome) die Option „Drucken“ und gelangen so in das Druckmenü:



3. Einstellungen in Druckoptionen

Wählen Sie jetzt folgende Druckoptionen aus:





  • Ziel: „Als PDF speichern“
  • Layout: „Querformat“
  • Papierformat: „A3“
  • Optionen: Hintergrundgrafiken „aktivieren“ bzw. „einen Haken setzen“


4. Drucken

Drücken Sie den Knopf „Speichern“



Speichern Sie die Datei in einem Verzeichnis Ihrer Wahl



5.Versenden Sie die Dateien als PDF-Datei an den Empfänger oder drucken Sie diese aus!

Versenden Sie jetzt die erstellten Dateien per Mail an den jeweiligen Empfänger, bspw. den Bankberater oder drucken Sie sich die Dateien, egal in welchem Format (bspw. A4) aus und nehmen es mit zum Bankengespräch.

7. Detailplanungen für kontool? So wird es gemacht!
Über unsere Excel-Detailplanung für kontool ist es nun möglich, eine Detailplanung zu erstellen und in kontool schnell und einfach Plan/IST-Vergleiche zu bekommen. Lesen Sie hierzu mehr in unserem Blog